Estas son alguna de las características de funcionamiento de team Arca:
Descripción archivística
Dependiendo de lo que vayamos a catalogar en cada momento, al insertar una nueva ficha utilizaremos unos campos más que otros.
Con el fin de facilitar la inserción de los documentos en cada momento, se ha habilitado una potente herramienta que nos permite crear tantas plantillas para la entrada de datos, como necesitemos.
- Localización de registros por cualquier dato (código, signatura, emplazamiento, título, por fecha, más recientes, creador, etc.).
- Descripción de todo tipo de niveles: fondo, subfondo, serie, unidad documental compleja o simple; así como autoridades, grupo o sección, o subseries o partes de serie.
- Descripción completa de tales unidades de descripción, ajustándose a las normas ISAD(G).
- Modificación y eliminación de registros.
- Facilidad para hacer cambios masivos, para reordenar archivos y solucionar errores.
- Control de duplicidades al realizar las altas de documentos.
- Se han utilizado combinaciones de teclas, para introducir información sin necesidad de utilizar el ratón.
Préstamos
Conscientes de que el préstamo de documentos, es una tarea muy delicada y que requiere de la máxima atención del archivero, se ha preparado team arca, para que le sirva de ayuda, ahorrándole búsquedas y pasos innecesarios, y para controlar el estado del documento, el tiempo de permanencia fuera del archivo, y las personas y departamentos que lo consultan y cuántas veces.
La opción Préstamos del Programa arca, le permitirá en líneas generales:
- Rellenar el Boletín de Consulta y Préstamo de Documentos de una forma casi automática.
- Imprimir el Boletín para validación del mismo con las firmas del archivero y peticionario.
- Controlar los documentos que se prestan, a quién y cuando.
- Crear un historial de movimientos de cada documento en particular.